Handleiding inlezen bankafschrift in online boekhoudpakket King

Inlezen bankafschriften in King
 
Met King kunt u de elektronische rekeningafschriften van de bank inlezen en verwerken. De procedure voor het inlezen en verwerken van de bankafschriften is als volgt.
  1. Vastleggen gegevens eigen bankrekening;
  2. Vaste gegevens telebankieren;
  3. Inlezen rekeningafschrift;
  4. Rekeningafschrift verwerken in de financiële administratie.
  5. Afdrukken verwerkingsverslag
 
Vastleggen gegevens eigen bankrekening;
 
Van elke bankrekening waarvan u elektronische afschriften ontvangt, moet u eerst enkele gegevens vastleggen in programma EIGEN BANKREKENINGEN. Dit kunt u vinden in hoofdmenu algemeen, onder algemene bestanden.
 
 
In dit menu kiest u eigen bankrekeningen.
 
U krijgt dan het volgende scherm:
 
 

⇒ Kies toevoegen;
⇒ Vul in het mutatievenster het rekeningnummer in en de rekeninghouder;
⇒ Geef daarna aan in welke administratie en in welk dagboek de mutaties op deze bankrekening geboekt moeten worden;

 
 
⇒  Klik op de tab inlezen rekeningafschriften
 
 
⇒ Daaronder ziet u in een paneel met vijf selectievakjes. U kunt hier aangeven op welke voorwaarden King een mutatie mag boeken.
⇒ Selecteer selectievakje “regels van rekeningafschrift automatisch boeken”
⇒  Zijn de rekeninggegevens goed ingesteld? Klik dan op toevoegen als u een volgend rekeningnummer in wilt voegen of anders klikt u op sluiten als u alle bankrekeningen ingevoerd hebt.
 
Vaste gegevens telebankieren;
 
Vervolgens kunt u de Vaste gegevens telebankieren instellen.  Dit kunt u doen in hoofdmenu financieel, Telebankieren:
 
 
Als u deze geselecteerd heeft, dan komt u in onderstaand scherm:
 
 
⇒  In dit zoekvenster ziet u de mogelijke banken en formaten, die in King kunnen worden ingelezen. Selecteer het juiste formaat dat u gebruikt en dan op wijzigen. Dan ziet u onderstaand scherm.
 
 
⇒  Bij “bestandsnaam” kunt u de default-bestandslocatie en bestandsnaam invullen van het elektronische afschrift.
⇒  De andere vier rubrieken zijn defaults die worden gebruikt bij het boeken van de mutaties.
⇒  Klik op sluiten om het scherm te verlaten, als u alle gegevens ingevoerd heeft.
 
Inlezen rekeningafschrift
 
⇒  Eerst dient u het rekeningafschrift met de modem en de communicatieprogrammatuur van de bank binnen te halen. Dit gebeurt buiten King om;
⇒  Vervolgens dient dat bestand in King worden geconverteerd naar één of meer tussenbestanden;
⇒  Deze tussenbestanden worden in King “ ERA-bestanden” genoemd, dit staat voor Elektronisch Rekeningafschrift. 
⇒  Per bankafschrift wordt er een apart ERA-Bestand aangemaakt. Deze conversie gaat als volgt:
  • Start programma Inlezen rekening afschriften. Dit programma vindt u onder Hoofdmenu, financieel, telebankieren

 
Dan krijgt u onderstaand scherm:
 
 
  • Als de rubrieken juist zijn ingevuld, dan kunt u de conversie starten met de knop inlezen
  • Na afloop krijgt u de vraag of u het rekeningafschrift kan worden verwijderd. King heeft het namelijk niet meer nodig, want alle informatie staat nu in het ERA-bestand.
  • Sluit het programma met sluiten.
 
Rekeningafschrift verwerken in de financiële administratie
 
Via het bankrekeningnummer weet King welk ERA-Bestand bij welke administratie hoort. Met het programma Verwerken Rekeningafschriften kan het ERA-bestand verwerkt worden in de financiële administratie.
⇒  Ga in het hoofdmenu Financieel naar Telebankieren en kies dan programma Verwerken/inzien rekening afschriften. U komt dan in het zoekvenster met de ERA-Bestanden. (Als u het ERA-Bestand vooraf wilt inzien, klikt u op de knop Info regels.)
⇒  Klik op de knop Verwerken om het ERA-Bestand door te boeken. U komt dan in een venster, dat ui drie onderdelen bestaat. Bovenaan staat telkens één regel uit het ERA-bestand. (dus één mutatie uit het rekening afschrift), onder de streep ziet u de grootboekrekening en daaronder de openstaande posten.
⇒  Bij elke mutatie probeert King eerst de bijbehorende debiteur/crediteur op te zoeken (op basis van het bankrekeningnummer of het grootboekrekeningnummer), en vervolgens de bijbehorende openstaande post (op basis van factuurnummer of openstaand bedrag). Als uw administratie “bij” is, zal dat in de meeste gevallen wel lukken. King komt dan met een boekingsvoorstel. Als dit voorstel in orde is, dan bevestigd u dat “Akkoord”. De mutatie uit het rekeningafschrift is nu geboekt.
⇒  Er kunnen ook gevallen zijn waarin King de bijhorende grootboekrekening en/of openstaande post niet kan vinden. Deze dient u zelf op te zoeken. Hierbij heet u de volgende mogelijkheden:
  1. Via de knop “zoeken” kunt u het programma laten zoeken naar een Grootboekrekening (op bankrekening en op grootboekrekening nummer) en/of naar een openstaande post (op factuurnummer en op openstaand bedrag)
  2. U kunt zelf ook naar een grootboekrekening of openstaande post zoeken. Het zoekvenster met de grootboekrekeningen kunt u opvragen door naar      het invoerveld “Rekening” te gaan en dan op de info knop te klikken. Het  zoekvenster met de openstaande posten staat onderaan op het venster
  3. Hebt u een debiteur of crediteurrekening geselecteerde, dan moet u ook nog één of meer openstaande posten selecteren (afletteren). Wilt u een    vooruitbetaling boeken, dan dient u eerst de juiste debiteur of crediteur te  selecteren en dan op de knop “vooruitbetaling” te klikken. Het programma  komt dan met een boekingsvoorstel, dat u zelf desgewenst nog kunt aanpassen. Bij een vooruitbetaling wordt de bijbehorende post automatisch  aangemaakt, waarbij de vervaldatum gelijk is aan de factuurdatum.
⇒  Als u met bevestiging boekt, is het ook mogelijk om een mutatie niet te boeken. U dient dan met behulp van de navigatorknoppen, boven aan het venster, naar een volgende regel van het ERA-bestaand gaan. Als u een mutatie nu niet boekt, kunt u die later altijd nog boeken, zolang het ERA-bestand niet verwijderd is.

Wanneer alle mutaties zijn verwerkt en u het programma met ”sluiten” verlaat, krijgt u de vraag of u het ERA-bestand wilt verwijderen. U kunt deze vraag in principe met “ja” beantwoorden. De verwerkte mutaties zijn opgenomen in een voorlopige boekingsgang. Deze  boekingsgang kan eventueel nog gewijzigd worden voor dat deze verwerkt/definitief gemaakt wordt.
 
Afdrukken verwerkingsverslag
 
Na het inlezen van het rekeningafschrift van de bank, kunt u eventueel een verwerkingsverslag afdrukken. Als u daarvoor gekozen hebt, wordt het venster “afdrukken verwerkingsverslag” geopend en kunt u het verslag afdrukken.
 
Als u een verwerkingsverslag wilt afdrukken, heeft u de volgende mogelijkheden:
 
⇒ Voorbeeld: u krijgt een voorbeeld afdruk op het scherm, waarna u alsnog de afdruk kunt maken. In deze voorbeeld-afdruk kunt u zoeken op tekst;
⇒  Bestand: met deze knop kunt u de afdruk opslaan als bestand. Venster Uitvoer naar bestand wordt geopend, waar u het afdrukformaat en de bestandsnaam kunt opgeven;
⇒  Afdrukken: het rapport wordt naar de printer verzonden;
⇒  Sluiten: het venster wordt gesloten, zonder af te drukken. Als u tijdens het afdrukken op sluiten klikt, wordt het afdrukken afgebroken;